top 10 most common requirements elicitation techniques
Este tutorial explica en detalle las principales técnicas de obtención de requisitos con sus ventajas e inconvenientes:
La primera responsabilidad de un analista de negocios es recopilar los requisitos del cliente. Ahora, el punto principal que surge aquí es que ¿cómo se pueden recopilar los requisitos del cliente?
En este artículo, responderemos la pregunta anterior, es decir, discutiremos las técnicas de obtención de requisitos.
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Lo que vas a aprender:
¿Qué es la obtención de requisitos?
Se trata de obtener información de las partes interesadas. En otras palabras, una vez que el análisis empresarial se ha comunicado con las partes interesadas para comprender sus requisitos, se puede describir como elicitación. También se puede describir como una recopilación de requisitos.
La obtención de requisitos se puede realizar comunicándose directamente con las partes interesadas o realizando algunas investigaciones o experimentos. Las actividades pueden ser planificadas, no planificadas o ambas.
- Actividades planificadas incluir talleres, experimentos.
- Actividades no planificadas suceden al azar. No se requiere notificación previa para tales actividades. Por ejemplo , va directamente al sitio del cliente y comienza a discutir los requisitos, sin embargo, no se publicó una agenda específica con anticipación.
Las siguientes tareas son parte de la elicitación:
- Prepárese para la obtención: El propósito aquí es comprender el alcance de la actividad de obtención, seleccionar las técnicas adecuadas y planificar los recursos adecuados.
- Conducir elicitación: El propósito aquí es explorar e identificar información relacionada con el cambio.
- Confirme los resultados de la obtención: En este paso, se comprueba la precisión de la información recopilada en la sesión de obtención.
Esperamos que ya tenga una idea sobre la obtención de requisitos. Pasemos a las técnicas de obtención de requisitos.
Técnicas de obtención de requisitos
Hay varias técnicas disponibles para la obtención, sin embargo, las técnicas comúnmente utilizadas se explican a continuación:
# 1) Análisis de las partes interesadas
Las partes interesadas pueden incluir miembros del equipo, clientes, cualquier individuo que se vea afectado por el proyecto o puede ser un proveedor. El análisis de las partes interesadas se realiza para identificar las partes interesadas que se verán afectadas por el sistema.
# 2) Lluvia de ideas
Esta técnica se utiliza para generar nuevas ideas y encontrar una solución para un problema específico. Los miembros incluidos para la lluvia de ideas pueden ser expertos en el dominio, expertos en la materia. Múltiples ideas e información le brindan un depósito de conocimientos y puede elegir entre diferentes ideas.
Esta sesión generalmente se lleva a cabo alrededor de la mesa de discusión. Todos los participantes deben tener la misma cantidad de tiempo para expresar sus ideas.
La técnica de lluvia de ideas se utiliza para responder las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es la expectativa de un sistema?
- ¿Cuáles son los factores de riesgo que afectan el desarrollo del sistema propuesto y qué hacer para evitarlo?
- ¿Cuáles son las reglas empresariales y organizativas que se deben seguir?
- ¿Cuáles son las opciones disponibles para resolver los problemas actuales?
- ¿Qué debemos hacer para que este problema en particular no suceda en el futuro?
La lluvia de ideas se puede describir en las siguientes fases:
Hay algunas reglas básicas para esta técnica que deben seguirse para que sea un éxito:
- El límite de tiempo para la sesión debe estar predefinido.
- Identifique a los participantes de antemano. Uno debe incluir de 6 a 8 miembros para la sesión.
- La agenda debe ser lo suficientemente clara para todos los participantes.
- Se deben establecer expectativas claras con los participantes.
- Una vez que obtenga toda la información, combine las ideas y elimine las ideas duplicadas.
- Una vez que la lista final esté lista, distribúyala entre otras partes.
Beneficios :
- El pensamiento creativo es el resultado de la sesión de lluvia de ideas.
- Muchas ideas en poco tiempo.
- Promueve la participación equitativa.
Inconvenientes:
- Los participantes pueden participar en el debate de ideas.
- Puede haber varias ideas duplicadas.
# 3) Entrevista
Ésta es la técnica más común utilizada para la obtención de requisitos. Se deben utilizar técnicas de entrevista para construir relaciones sólidas entre los analistas comerciales y las partes interesadas. En esta técnica, el entrevistador dirige la pregunta a las partes interesadas para obtener información. La entrevista uno a uno es la técnica más utilizada.
Si el entrevistador tiene un conjunto predefinido de preguntas, se llama una entrevista estructurada.
Si el entrevistador no tiene ningún formato en particular o ninguna pregunta específica, entonces se llama entrevista no estructurada .
Para una entrevista eficaz, puede considerar la técnica de los 5 por qué. Cuando obtenga una respuesta a todos sus porqués, habrá terminado con su proceso de entrevista. Las preguntas abiertas se utilizan para proporcionar información detallada. En este entrevistado no puede decir solo Sí o No.
Las preguntas cerradas se pueden responder en forma de Sí o No y también para las áreas utilizadas para obtener confirmación de las respuestas.
Reglas básicas:
- El propósito general de realizar las entrevistas debe ser claro.
- Identifique a los entrevistados con anticipación.
- Los objetivos de la entrevista deben comunicarse al entrevistado.
- Las preguntas de la entrevista deben prepararse antes de la entrevista.
- La ubicación de la entrevista debe estar predefinida.
- Debe describirse el límite de tiempo.
- El entrevistador debe organizar la información y confirmar los resultados con los entrevistados lo antes posible después de la entrevista.
Beneficios:
- Discusión interactiva con las partes interesadas.
- El seguimiento inmediato para asegurar la comprensión del entrevistador.
- Fomente la participación y establezca relaciones estableciendo una relación con las partes interesadas.
Inconvenientes:
- Se requiere tiempo para planificar y realizar entrevistas.
- Se requiere compromiso de todos los participantes.
- A veces, se requiere capacitación para realizar entrevistas efectivas.
# 4) Análisis / revisión de documentos
Esta técnica se utiliza para recopilar información empresarial mediante la revisión / examen de los materiales disponibles que describen el entorno empresarial. Este análisis es útil para validar la implementación de las soluciones actuales y también es útil para comprender las necesidades comerciales.
El análisis de documentos incluye la revisión de planes de negocios, documentos técnicos, informes de problemas, documentos de requisitos existentes, etc. Esto es útil cuando el plan es actualizar un sistema existente. Esta técnica es útil para proyectos de migración.
Esta técnica es importante para identificar las brechas en el sistema, es decir, para comparar el proceso AS-IS con el proceso TO-BE. Este análisis también ayuda cuando la persona que ha preparado la documentación existente ya no está presente en el sistema.
Beneficios:
- Los documentos existentes se pueden utilizar para comparar procesos actuales y futuros.
- Los documentos existentes se pueden utilizar como base para análisis futuros.
Inconvenientes :
- Es posible que los documentos existentes no se actualicen.
- Los documentos existentes pueden estar completamente desactualizados.
- Es posible que los recursos trabajados en los documentos existentes no estén disponibles para proporcionar información.
- Este proceso requiere mucho tiempo.
# 5) Grupo de enfoque
Al utilizar un grupo de enfoque, puede obtener información sobre un producto o servicio de un grupo. El grupo de enfoque incluye expertos en la materia. El objetivo de este grupo es discutir el tema y brindar información. Un moderador gestiona esta sesión.
El moderador debe trabajar con analistas de negocios para analizar los resultados y proporcionar hallazgos a las partes interesadas.
Si un producto está en desarrollo y se requiere una discusión sobre ese producto, el resultado será actualizar el requisito existente o puede obtener nuevos requisitos. Si un producto está listo para enviarse, la discusión será sobre su lanzamiento.
¿En qué se diferencian los grupos focales de las entrevistas grupales?
Un grupo de enfoque no es una sesión de entrevistas realizada en grupo; más bien es una discusión durante la cual se recopilan comentarios sobre un tema específico. Los resultados de la sesión generalmente se analizan e informan. Un grupo de enfoque generalmente consta de 6 a 12 miembros. Si desea más participantes, cree más de un grupo focal.
Beneficios :
- Puede obtener información en una sola sesión en lugar de realizar una entrevista individual.
- La discusión activa con los participantes crea un ambiente saludable.
- Uno puede aprender de las experiencias de otros.
Inconvenientes:
- Puede resultar difícil reunir al grupo en la misma fecha y hora.
- Si está haciendo esto mediante el método en línea, la interacción del participante será limitada.
- Se requiere un moderador experto para gestionar las discusiones de los grupos focales.
# 6) Análisis de interfaz
El análisis de interfaz se utiliza para revisar el sistema, las personas y los procesos. Este análisis se utiliza para identificar cómo se intercambia la información entre los componentes. Una interfaz se puede describir como una conexión entre dos componentes. Esto se describe en la siguiente imagen:
El análisis de la interfaz se centra en las siguientes preguntas:
- ¿Quién usará la interfaz?
- ¿Qué tipo de datos se intercambiarán?
- ¿Cuándo se intercambiarán los datos?
- ¿Cómo implementar la interfaz?
- ¿Por qué necesitamos la interfaz? ¿No se puede completar la tarea sin usar la interfaz?
Beneficios:
- Proporcione los requisitos omitidos.
- Determinar regulaciones o estándares de interfaz.
- Descubra áreas donde podría ser un riesgo para el proyecto.
Inconvenientes:
- El análisis es difícil si los componentes internos no están disponibles.
- No se puede utilizar como una actividad de elicitación independiente.
# 7) Observación
El objetivo principal de la sesión de observación es comprender la actividad, la tarea, las herramientas utilizadas y los eventos realizados por otros.
El plan de observación asegura que todas las partes interesadas estén al tanto del propósito de la sesión de observación, que estén de acuerdo con los resultados esperados y que la sesión cumpla con sus expectativas. Debe informar a los participantes que no se juzga su desempeño.
Durante la sesión, el observador debe registrar todas las actividades y el tiempo que tardan los demás en realizar el trabajo para que pueda simular el mismo. Después de la sesión, el BA revisará los resultados y hará un seguimiento con los participantes. La observación puede ser activa o pasiva.
Observación activa es hacer preguntas y tratar de intentar el trabajo que están haciendo otras personas.
Observación pasiva es una observación silenciosa, es decir, te sientas con otros y simplemente observas cómo están haciendo su trabajo sin interpretarlos.
Beneficios:
- El observador obtendrá una visión práctica del trabajo.
- Las áreas de mejora se pueden identificar fácilmente.
Inconvenientes:
- Los participantes pueden molestarse.
- Los participantes pueden cambiar su forma de trabajar durante la observación y es posible que el observador no obtenga una imagen clara.
- No se pueden observar actividades basadas en el conocimiento.
# 8) Prototipos
La creación de prototipos se utiliza para identificar requisitos faltantes o no especificados. En esta técnica, se le dan demostraciones frecuentes al cliente creando los prototipos para que el cliente pueda tener una idea de cómo se verá el producto. Los prototipos se pueden utilizar para crear una maqueta de sitios y describir el proceso mediante diagramas.
Beneficios:
- Da una representación visual del producto.
- Las partes interesadas pueden proporcionar comentarios desde el principio.
Inconvenientes:
- Si el sistema o proceso es muy complejo, el proceso de creación de prototipos puede llevar mucho tiempo.
- Las partes interesadas pueden centrarse en las especificaciones de diseño de la solución en lugar de en los requisitos que debe abordar cualquier solución.
# 9) Desarrollo de aplicaciones conjuntas (JAD) / Talleres de requisitos
Esta técnica está más orientada al proceso y es más formal en comparación con otras técnicas. Se trata de reuniones estructuradas en las que participan usuarios finales, PM y PYME. Se utiliza para definir, aclarar y completar los requisitos.
Esta técnica se puede dividir en las siguientes categorías:
- Talleres formales: Estos talleres están muy estructurados y generalmente se llevan a cabo con el grupo seleccionado de partes interesadas. El enfoque principal de este taller es definir, crear, perfeccionar y cerrar los requisitos comerciales.
- Talleres de mejora de procesos comerciales: Estos son menos formales en comparación con el anterior. Aquí, se analizan los procesos comerciales existentes y se identifican las mejoras de los procesos.
Beneficios:
- La documentación se completa en horas y se entrega rápidamente a los participantes para su revisión.
- Puede obtener una confirmación sobre los requisitos en el momento.
- Se reunieron con éxito los requisitos de un grupo grande en un período corto.
- El consenso se puede lograr a medida que se plantean los problemas y las preguntas en presencia de todas las partes interesadas.
Inconvenientes:
- La disponibilidad de las partes interesadas podría arruinar la sesión.
- La tasa de éxito depende de la experiencia del facilitador.
- No se puede lograr un motivo de taller si hay demasiados participantes.
# 10) Encuesta / Cuestionario
Para la Encuesta / Cuestionario, se proporciona un conjunto de preguntas a las partes interesadas para cuantificar sus pensamientos. Después de recopilar las respuestas de las partes interesadas, los datos se analizan para identificar el área de interés de las partes interesadas.
Las preguntas deben basarse en riesgos de alta prioridad. Las preguntas deben ser directas y sin ambigüedades. Una vez que la encuesta esté lista, notifique a los participantes y recuérdeles que participen.
Aquí se pueden utilizar dos tipos de preguntas:
- Abierto: El encuestado tiene la libertad de proporcionar respuestas en sus propias palabras en lugar de seleccionar entre respuestas predefinidas. Esto es útil pero, al mismo tiempo, requiere mucho tiempo ya que interpretar las respuestas es difícil.
- Final cerrado: Incluye un conjunto predefinido de respuestas para todas las preguntas y el encuestado tiene que elegir entre esas respuestas. Las preguntas pueden ser de opción múltiple o pueden clasificarse de no importantes a muy importantes.
Beneficios:
- Fácil de obtener datos de una gran audiencia.
- Se requiere menos tiempo para que los participantes respondan.
- Puede obtener información más precisa en comparación con las entrevistas.
Retirarse:
- Es posible que no todas las partes interesadas participen en las encuestas.
- Es posible que las preguntas no sean claras para todos los participantes.
- Las preguntas abiertas requieren más análisis.
- Es posible que se requieran encuestas de seguimiento basadas en las respuestas proporcionadas por los participantes.
Entre las técnicas anteriores, Las cinco técnicas principales que se utilizan comúnmente para la obtención se muestran en la siguiente imagen.
Conclusión
En este tutorial, hemos visto varias técnicas de obtención de requisitos. Ahora es el momento de analizar los diferentes tipos de preguntas de la entrevista que se pueden hacer sobre las técnicas de elicitación.
A continuación se mencionan algunos escenarios que le ayudarán a prepararse para la entrevista:
- Hay varias divisiones en una organización y se le solicita que recopile los requisitos para un sistema de software de esta organización. Hay N número de divisiones en la organización y debe reunir los requisitos de cada división. Entonces, como analista de negocios, ¿cómo recopilará los requisitos?
- ¿Ha participado en técnicas de obtención de requisitos? En caso afirmativo, ¿cuál cree que es el más eficaz y por qué?
- ¿Cuáles son los principales desafíos que enfrentó mientras realizaba la elicitación?
Intente averiguar las respuestas basándose en su experiencia, sus proyectos actuales y ponga las respuestas en la sección de comentarios. Háganos saber cómo manejará las preguntas anteriores.
¡¡Feliz aprendizaje!!
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