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Los 10 mejores sistemas de gestión de documentos para un mejor flujo de trabajo

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10 best document management systems

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Sistema de gestión de documentos más utilizado:

Con el proceso continuo de digitalización, las personas desean reducir su trabajo en papel y esperan tener acceso a sus documentos importantes desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Los sistemas de gestión de documentos son la mejor solución para facilitar mucho esta tarea. Los lectores de PDF son el mejor ejemplo de un sistema de gestión de documentos a través del cual puede acceder al archivo PDF sin conexión y almacenarlo para verlo e incluso imprimirlo y publicarlo en cualquier momento y lugar.

Los sistemas de gestión de documentos también se conocen como sistemas de gestión de contenidos y se consideran ampliamente como el componente de la gestión de contenidos empresariales (ECM). Está relacionado con Gestión de registros, Flujos de trabajo, Gestión de activos digitales, etc.

Sistema de gestión de documentos

En este tutorial, analizaremos en profundidad los sistemas de administración de documentos más populares que utilizan varias organizaciones exitosas para administrar sus documentos en papel de manera eficiente.

Lo que vas a aprender:

¿Qué es la gestión de documentos?

La gestión de documentos se puede definir como la forma que utilizan las organizaciones para gestionar y rastrear documentos electrónicos.

Directrices para una mejor comprensión de la gestión de documentos:

  • Edición de documentos simultánea pero separada para evitar el conflicto de sobrescritura.
  • Para retroceder a la última versión precisa del documento en caso de cualquier error.
  • Control de versiones para diferenciar dos versiones diferentes.
  • Reconstrucción de documentos.

En la actualidad, la gestión de documentos está disponible desde una pequeña aplicación independiente hasta configuraciones de gran escala para toda la empresa que incorporan funciones estándar de llenado de documentos.

Esas características incluyen:

  • Ubicación de almacenamiento
  • Control de acceso y seguridad
  • Auditoría e indexación
  • Clasificación, búsqueda y recuperación
  • Integración con la aplicación de escritorio

Sistemas de gestión de documentos

Los sistemas de gestión de documentos se refieren a la gestión y el acceso a los documentos de forma electrónica.

Los sistemas de gestión de contenido empresarial gestionan y controlan documentos digitales creados con Microsoft Office Suite y software de contabilidad como CAD, etc.

El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos debe contener los componentes que se indican a continuación para demostrar su eficacia:

  • Importar: Para abrir un nuevo documento en el sistema.
  • Almacenamiento: Para mantener los archivos del sistema y utilizar el almacenamiento.
  • Identidad: Recuperar documentos con precisión mediante la asignación de índices.
  • Exportar: Para eliminar elementos del sistema.
  • Seguridad: Protección por contraseña en determinados archivos para usuarios autorizados.

=> Contáctenos para sugerir una lista aquí.

Los sistemas de gestión de documentos más populares

Revisemos algunos de los populares sistemas de gestión de documentos que se utilizan ampliamente para reducir la documentación en papel y mejorar el rendimiento basado en documentos de una organización.

  1. pCloud
  2. HubSpot
  3. Al aire libre
  4. LogicalDOC
  5. Oficina de Feng
  6. Nuxeo
  7. KnowledgeTree
  8. Semilla DMS
  9. Caja
  10. Documentos de MasterControl
  11. Archivos M
  12. Worldox
  13. Dokmee
  14. un mérito

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# 1) pCloud

pCloud

Características clave

  • pCloud le permitirá establecer los permisos de grupo o los niveles de acceso individuales.
  • Puede controlar el acceso a los datos a través de carpetas compartidas.
  • Te permitirá comentar sobre archivos y carpetas.
  • Mantiene registros detallados de la actividad de la cuenta.
  • Puede acceder a cualquier versión anterior de sus archivos.
  • Tiene funcionalidades para administración de archivos, uso compartido, protección, control de versiones de archivos, respaldo de archivos y administración de activos digitales.
=> Visite el sitio web de pCloud

# 2) HubSpot

Panel de HubSpot

Características:

  • HubSpot El software de gestión de documentos de ventas y seguimiento de ventas será útil para crear una biblioteca de contenido de ventas para todo el equipo.
  • Podrá compartir documentos desde su bandeja de entrada de Gmail o Outlook.
  • Le alertará cuando los prospectos se involucren con el contenido enviado por usted.
  • Proporcionará información sobre cómo el contenido de ventas es útil para hacer avanzar su proceso de ventas, con qué frecuencia el equipo usa el contenido.
  • HubSpot tiene un software de ventas todo en uno con muchas características como seguimiento de correo electrónico, programación de correo electrónico, automatización de ventas, chat en vivo, informes, etc.
=> Visita el sitio web de HubSpot

# 3) Alfresco

Al aire libre

Características principales:

  • Es un ECM de código abierto que proporciona administración de documentos, colaboración, conocimiento y administración de contenido web, administración de registros e imágenes, repositorio de contenido y flujo de trabajo.
  • Es compatible con el sistema de archivos de interfaz común (CIFS) que permite la compatibilidad de documentos con Windows y con sistemas operativos similares a Unix.
  • Alfresco viene con soporte API y funciona como back-end para almacenar y recuperar el contenido.
  • La fácil personalización y el control de versiones son las mejores características de Alfresco, pero son bastante complejas de usar.

Enlace oficial: Al aire libre

# 4) LogicalDOC

LogicalDOC

Características principales:

  • LogicalDOC es un sistema de código abierto basado en Java y se puede acceder a él desde cualquier navegador web.
  • Se puede acceder a este sistema en su propia red y permite crear y administrar cualquier número de documentos.
  • Ayuda a mejorar la productividad y la colaboración de los sistemas de gestión de documentos.
  • Aprovecha el acceso rápido y la recuperación fácil de contenidos.
  • Utiliza marcos de Java como Hibernate, Lucene y Spring para proporcionar una solución de gestión de documentos altamente flexible.
  • Viene con un conjunto de API bien definidas para integrarse con aplicaciones de terceros.

Enlace oficial: LogicalDOC

# 5) Oficina de Feng

Oficina de Feng

Características principales:

  • Feng Office es un DMS de código abierto con una plataforma de colaboración basada en web.
  • Algunas buenas características de Feng Office incluyen seguimiento del tiempo, diagrama de Gantt, gestión de tareas y gestión del conocimiento.
  • Es fácil de usar y le permite etiquetar elementos.
  • Incluso puede rastrear y enviar por correo el contenido a varios usuarios al mismo tiempo.
  • El único inconveniente es que algunas de sus funciones solo se pagan con cada actualización.

Enlace oficial: Feng Oficina

# 6) Nuxeo

Nuxeo

Características principales:

  • Nuxeo es un sistema de código abierto que gestiona el flujo de contenido a través del ciclo comercial.
  • El sistema probado reduce el consumo de tiempo necesario para la búsqueda y recuperación de contenido.
  • Proporciona varias formas de capturar el contenido, incluido el escaneo de imágenes.
  • El registro de auditoría es una de las buenas características que puede utilizar para rastrear el contenido y también es una forma más fácil.
  • Ofrece un amplio conjunto de API, una plataforma sólida, fácil personalización y mantenimiento de proyectos.
  • Pero es bastante complicado para los principiantes y la personalización de algunas instancias también puede volverse compleja.

Enlace oficial: Nuxeo

# 7) Árbol del conocimiento

KnowledgeTree

Características principales:

  • Un sistema de gestión de documentos de código abierto que permite rastrear, compartir y asegurar el contenido.
  • Posee características como metadatos, flujo de trabajo, repositorio de documentos controlados por versiones y compatibilidad con WebDAV.
  • Puede recuperar el contenido adecuado en el momento adecuado.
  • La función de reproducción rápida permite al usuario crear y administrar las cadencias del contenido.

Enlace oficial: KnowledgeTree

# 8) Semilla DMS

Semilla DMS

Características principales:

  • Seed DMS es un sistema de gestión de documentos de código abierto y fácil de usar.
  • Este DMS se basa particularmente en PHP, MySQL y sqlite3.
  • Sirvió como una plataforma empresarial completamente desarrollada para rastrear, acceder, almacenar y compartir documentos.
  • Puede considerarse como la próxima versión de LetoDMS y es totalmente compatible con él.
  • Permite editar documentos disponibles en formato HTML.
  • Puede preparar una presentación en línea y permite la colaboración en tiempo real.

Enlace oficial: Semilla DMS

# 9) Caja

Caja

Características principales:

  • Casebox es una herramienta extensible para ampliar la gestión de contenidos, proyectos y recursos humanos.
  • Está diseñado para admitir la administración de tareas, el monitoreo, la búsqueda de texto completo, el legado de datos, etc.
  • Además, Casebox viene con un excelente mecanismo de control de versiones y sirve lógica condicional para respaldar la gestión de registros.
  • Casebox le ayuda a almacenar y bloquear varios archivos en un solo lugar con el control del usuario.
  • Casebox también proporciona alojamiento seguro con la ayuda del cifrado SSL en un servidor cifrado.
  • La Red Privada Virtual (VPN) puede mantener su comunicación segura.

Enlace oficial: Caja

# 10) Documentos de MasterControl

Documentos de MasterControl

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Características principales:

  • MasterControl Inc. es una empresa comercial basada en la nube que permite una entrega más rápida del producto al reducir el costo general y el consumo de tiempo requerido para administrar documentos y contenidos.
  • Aumenta la eficiencia del producto y gestiona de forma segura la información de la empresa.
  • Este sistema proporciona funciones como control de documentos, gestión de auditorías, gestión de la calidad y otros procesos regulatorios.
  • Aparte de estas, hay otras funciones que ofrece esta herramienta, como la gestión de cumplimiento, la colaboración, el control de acceso, la gestión de impresión, el control de versiones, la entrega e indexación de documentos, la colaboración y la búsqueda de texto completo.

Enlace oficial: Control total

# 11) Archivos M

Archivos M

Características principales:

  • M-Files ayuda a administrar su información de forma segura con su función de Check-out.
  • Esta función realiza un seguimiento de sus documentos con cada pequeño y gran cambio.
  • Es un sistema útil y fácil de implementar y un sistema de gestión de documentos sólido.
  • También está disponible para Windows y Mac, también es compatible con dispositivos Android e iOS.
  • Los archivos M se pueden integrar fácilmente con otras aplicaciones y evita la duplicación.

Enlace oficial: Archivos M

# 12) Worldox

Worldox

Características principales:

  • Worldox es un sistema comercial y completo que gestiona documentos y correos electrónicos.
  • Worldox viene con funciones de indexación llamadas Archivado y Retención que hacen que los datos estén disponibles instantáneamente cuando sea necesario.
  • Se puede integrar con SharePoint e implementar con Windows, Android, Mac, iOS y Cloud.
  • Las funciones de administración de documentos de Worldox incluyen administración de cumplimiento, control de acceso, conversión e indexación de documentos, administración de correo electrónico, control de versiones y búsqueda de texto completo.

Enlace oficial: Worldox

# 13) Dokmee

Dokmee

Características principales:

  • Dokmee es un sistema de gestión de documentos comercial basado en la nube con la eficiencia y seguridad de sus documentos.
  • Dokmee proporciona múltiples escritorios, así como configuración web, interfaz fácil de usar, herramientas de captura y edición.
  • Dokmee admite excelentes funciones de automatización con funciones de búsqueda e indexación del núcleo.
  • Permite un conjunto de herramientas de seguimiento y generación de imágenes de documentos para un mejor soporte.

Enlace oficial: Dokmee

# 14) un mérito

un mérito

Características principales:

  • Admite el mecanismo de control centralizado para almacenar sus documentos en una única ubicación.
  • Sus documentos digitales pueden organizarse rápidamente con experiencia lógica y estar disponibles como versiones comerciales y de código abierto.
  • Los documentos escaneados se pueden convertir en archivos PDF con capacidad de búsqueda de palabras mediante la función de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
  • El sistema ágil basado en la web guarda su archivo en la nube, pero no realiza una copia de seguridad automática de sus datos y no se pueden restaurar datos.
  • Compatible con todos los sistemas operativos y, por tanto, permite la búsqueda de texto completo y el control de versiones.

Enlace oficial: un mérito

Aparte de estos, los 12 sistemas de gestión de documentos más importantes, todavía tenemos algunos más que se pueden agregar a la lista anterior. Les he dado una breve introducción en la siguiente sección.

Herramientas adicionales

#15) eFileCabinet : Esta herramienta comercial se puede integrar con todas las aplicaciones de Microsoft Office. Está disponible con varias versiones de documentos alojados y del lado del servidor.

Su característica única de flujo de trabajo le permite programar sus tareas de manera eficiente.

Enlace oficial: eFileCabinet

#16) ContractZen : Ayuda a administrar sus documentos importantes con todos los detalles como fechas y contenido.

Puede preparar auditorías internas y externas utilizando sus documentos en ContractZen.

Enlace oficial: ContractZen

#17) MaxxVault : MaxxVault proporciona sistemas de gestión de documentos empresariales (EDMS), gestión de información empresarial (EMI) y soluciones de gestión de documentos en la nube para gestionar sus documentos.

Ayuda a reducir el costo de productividad con soporte de automatización completo.

Enlace oficial: MaxxVault

#18) DocsVault : Los sistemas de gestión de documentos DocsVault incluyen las funciones más adecuadas para gestionar y realizar un seguimiento de sus documentos.

Implica control de versiones, seguridad de documentos, pistas e historial de auditoría, flujos de trabajo de documentos electrónicos, elaboración de perfiles y etiquetado de documentos, etc.

Enlace oficial: DocsVault

#19) eVault : eVault es un sistema de gestión de documentos basado en web. Proporciona gestión de cumplimiento, gestión de jerarquías de niveles múltiples, etc.

Como cualquier otro sistema de gestión de documentos, eVault también proporciona control de acceso, indexación de documentos, control de versiones, etc.

Enlace oficial: eVault

#20) Catalizador : Catalyst ha desarrollado múltiples productos comerciales como Catalyst Insights basados ​​en XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track y OnRamp.

Está desarrollado con servicios de soporte en múltiples idiomas.

Enlace oficial: Catalizador

# 21) D rupal : Drupal es un sistema de gestión de contenido de código abierto que es bien conocido por sus características como la creación de contenido, el rendimiento y la seguridad.

La modularidad es el principio fundamental de Drupal. Este sistema es flexible, escalable y fácil de usar. Puede crear su propio marco digital integrado con Drupal.

Enlace oficial: Dr cayó

#22) Virtual Oficina : Oficina virtual tiene una función de búsqueda para buscar cualquier texto, autor, atributos, etc.

También proporciona una buena gestión de archivos con almacenamiento seguro. Coincide con el contexto empresarial y encuentra la información rápidamente en el momento adecuado.

Más lecturas = >> Software de bloqueo de carpetas superior para Windows 10

Enlace oficial: Virtual Oficina

#23) archivo bitfarm : bitfarm-Archiv es un sistema de gestión de documentos de código abierto y gestión de contenido empresarial para un archivo a prueba de auditorías.

Algunas características importantes incluyen el archivo automático de múltiples fuentes de documentos, búsqueda de texto completo, configuración flexible, etc.

Enlace oficial: archivo bitfarm

¡¡Eso es!! Hemos terminado con los sistemas de gestión de documentos más populares.

Puede elegir uno o más según sus requisitos y ver cuál será el más adecuado para su organización. Con el uso de este software, la productividad general aumenta y hace que las tareas sean mucho más fáciles y flexibles también.

Conclusión

La gestión de documentos reduce la proporción de esfuerzos y tiempo dedicados a la gestión de documentos y contenidos.

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Administrar el papeleo y rastrear los registros es un trabajo tedioso para quien lo maneja, pero los softwares mencionados anteriormente son muy útiles para hacerlo flexible en menos tiempo.

Los sistemas de gestión de documentos capturan y organizan documentos en documentos electrónicos para acceder a ellos, gestionarlos y rastrearlos fácilmente en cualquier momento según sus necesidades. La captura y la indexación son las excelentes características de DMS que se utilizan para combinar varios documentos más grandes a la vez.

=> Contáctenos para sugerir una lista aquí.

Espero que hayas elegido uno de la lista anterior.

Lectura recomendada

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