sharepoint document management system tutorial
Análisis en profundidad del sistema de gestión de documentos de SharePoint, sus versiones y características:
En este artículo, analizaremos qué es SharePoint, cómo crear un sistema de administración de documentos de SharePoint, los pros y los contras de usar SharePoint y los diferentes tipos de descarga.
Gestionar una gran cantidad de documentación en cualquier organización puede ser muy agotador tanto en términos de tiempo como de mano de obra y aún puede ser propenso a errores. Sin embargo, es fundamental mantener todos los documentos en su lugar para que el proyecto se ejecute sin problemas.
Todas las organizaciones necesitan un sistema sólido para mantener su documentación almacenada de forma segura y en el orden correcto. Profundicemos en uno de los sistemas de gestión de documentos más sólidos que ofrece SharePoint, un producto de Microsoft.
Lo que vas a aprender:
- ¿Qué es un sistema de gestión de documentos?
- ¿Qué es SharePoint?
- Requisitos previos para crear un sistema de gestión de documentos en SharePoint
- Creación de un sistema de gestión de documentos en SharePoint
- Características del sistema de gestión de documentos de SharePoint
¿Qué es un sistema de gestión de documentos?
Un sistema de gestión de documentos es un software que controla y rastrea el ciclo de vida completo de los documentos. El ciclo de vida de un documento tiene varios pasos, desde su inicio hasta su desactivación.
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Mediante el uso de un sistema de gestión de documentos, un documento que se crea se puede almacenar y rastrear a través de cada versión del mismo, cubriendo cada característica cambiante del documento, incluyendo cada detalle de su modificación, revisión y uso.
¿Qué es el ciclo de vida del documento?
Los cinco pasos básicos del ciclo de vida de un documento son:
1) Planificación
La fase de planificación es donde se esboza un plan de lo que debe contener el documento. Se piensa en la forma en que se debe estructurar el documento y se recopilan los datos necesarios para crear el documento.
2) Creación
En esta etapa, se crea y se numera una versión preliminar del documento. Por ejemplo, la versión 1.0; durante el cual el autor crea el documento listo para ser revisado.
3) Revisión
En este paso, la versión borrador o la primera versión del documento se pasa a un revisor. El revisor revisa cuidadosamente el documento y sugiere los cambios necesarios.
4) Modificación
Durante la edición, el autor o, a veces, un editor acepta los cambios necesarios y trabaja en el documento para incorporar los cambios.
5) Aprobación
Este es el paso final, durante el cual el documento pasa a ser aprobado por un experto en la materia que está autorizado a firmarlo.
Los pasos anteriores del ciclo de vida de un documento pueden incluir más pasos, según los términos de la organización y la capacidad del proyecto. Un ciclo de vida tan complejo de un documento se puede manejar con facilidad utilizando una herramienta poderosa como SharePoint.
En la siguiente sección, veremos qué es SharePoint y cómo se puede utilizar para la gestión de documentos.
SharePoint es una plataforma colaborativa que permite el uso paralelo y las actividades de múltiples usuarios en las organizaciones para almacenar y administrar soluciones de administración de datos simples a complejas.
SharePoint fue lanzado en el año 2003 por Microsoft. Desde sus inicios, Microsoft ha desarrollado varias versiones de productos y descargas de SharePoint para satisfacer las diversas necesidades de los clientes.
1) SharePoint en línea
Este es un servicio basado en la nube que permite a una empresa suscribirse a los servicios de SharePoint Online y mantener transacciones de documentos con todas las partes interesadas mediante la plataforma en la nube, en lugar de instalar SharePoint localmente en las instalaciones.
2) servidor de SharePoint
Según las necesidades comerciales, SharePoint se puede instalar e implementar localmente utilizando la versión de SharePoint Server.
Aparte de los dos tipos de descargas anteriores, hay algunas otras versiones disponibles.
los Fundación SharePoint , que es una versión anterior de SharePoint, disponible solo en SharePoint 2013. Aún se usa ampliamente. Además, hay un Diseñador de SharePoint 2013 utilizado para crear soluciones habilitadas para el flujo de trabajo. El popularmente conocido OneDrive, que tiene su versión para empresas llamada OneDrive Business sync.
Entonces, según los requisitos y la capacidad de la empresa, los clientes pueden descargar la versión respectiva de SharePoint para satisfacer sus necesidades.
En esta sección, veremos cuán beneficioso es para una organización elegir SharePoint para su gestión de documentos.
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Ventajas de usar SharePoint para la gestión de documentos:
1) Alta seguridad e integridad
Las funciones de seguridad de Microsoft SharePoint son tan sólidas que el usuario nunca tendrá que preocuparse por el acceso no autorizado a archivos de información clasificada o la integridad fallida de la aplicación.
2) fácil de usar
SharePoint se construye teniendo en cuenta todos los niveles de partes interesadas que pueden usar esta herramienta y, por lo tanto, está diseñado de tal manera que es fácil de usar para todos los usuarios.
3) Administración con una totalidad
SharePoint cuenta con una consola para la administración central, a través de la cual la administración tendrá acceso para agregar sus características, configuraciones y configuración con control total.
4) personalización
El nivel de personalización proporcionado por SharePoint a los desarrolladores es muy amplio, utilizando esto; la herramienta se puede modificar y personalizar por completo según los requisitos comerciales.
5) Colaboración
Esta es la mejor y una de las características más importantes de SharePoint que ayuda a todos los usuarios de SharePoint en la empresa a mantenerse colaborados y actualizados y estar al día con cada fase del ciclo de vida del documento. La última versión de SharePoint también proporciona transmisión de información en tiempo real.
No importa lo bueno que sea un sistema, siempre habrá algunas desventajas. Pero es importante que el usuario determine las prioridades y los requisitos de uso para sopesar los pros sobre los contras.
Contras de usar SharePoint para la gestión de documentos:
1) Basado en la web
Como sabemos, para acceder a SharePoint se necesita Internet, que necesita una red sólida, e incluso una conexión de red sólida es propensa a fallar a veces. En esos momentos, el uso de SharePoint se vuelve imposible debido a su dependencia de Internet.
2) Paquete de muchas tareas
Sabemos que SharePoint tiene más potencial que simplemente almacenar documentos, como flujos de trabajo automatizados, etc. Por lo tanto, para una pequeña empresa que solo necesita una herramienta para el almacenamiento de documentos en línea, existen otras herramientas más adecuadas en el mercado.
3) Suscripción
Cada nuevo empleado que obtiene acceso a SharePoint necesita un pago mensual por su suscripción, lo que podría resultar costoso para las organizaciones con menores requisitos y presupuestos más bajos.
Antes de crear y profundizar en los aspectos de navegación de la gestión de datos en SharePoint, aquí vemos los requisitos que deben cumplirse:
1) Determina el tipo de documentos que entrará en el sistema:
Según el tipo de documento que ingresa al sistema, los usuarios podrán configurar un plantilla para cada tipo de documento, de modo que esté listo para su uso.
2) Enumere los tipo de información que debe recopilarse para cada documento:
Es muy importante tener los Metadatos en su lugar para el documento cargado, por lo tanto, es necesario enumerar y configurar los campos que se deben completar para los metadatos, para que todos los usuarios tengan toda la información necesaria sobre los documentos cargados. También basado en esto, uno podría decidir el ubicación o el camino , donde se coloca el documento en el sistema
3) Trabajar con Metadatos :
A diferencia de la configuración tradicional de carpetas y subcarpetas que ocupan una inmensa memoria y aún no mantienen todo organizado, como se espera, en SharePoint usamos Metadatos para hacerlo más sistemático y accesible.
Entonces, así es como configuramos el sistema de SharePoint según los metadatos: cada documento cargado debe etiquetarse con los metadatos adecuados y predefinidos. Con esto, la búsqueda con palabras clave da los resultados más apropiados / precisos.
4) Contenido Tipos:
También es importante organizar los tipos de contenido en el sistema de gestión de documentos. Un tipo de contenido no es más que literalmente el tipo de contenido. Puede categorizar los documentos según el tipo de contenido que tiene.
Por ejemplo: si hay diez recuentos de documentos de Word que son DAN, cinco hojas de Excel de casos de prueba y dos recuentos de documentos de Word de planes de prueba, entonces, según el tipo de contenido, se pueden clasificar. En términos más específicos de SharePoint, los tipos de contenido contienen los tipos de metadatos en los que se clasifica el contenido.
Los tipos de contenido se pueden reutilizar para diferentes escenarios y requisitos. En la configuración de SharePoint, hay una gran cantidad de opciones para crear nuevos tipos de contenido y también para incluir el tipo de contenido en un grupo con mayor capacidad de búsqueda para uso futuro.
5) Control de acceso :
Basado en los puntos anteriores, el control de acceso puede darse, para permitir a los usuarios mantener sus documentos seguros y accesibles solo para usuarios seleccionados.
También, configurando roles para diferentes usuarios con diferentes grados de control sobre el documento (crear, revisar, eliminar y aprobar el documento, etc.) es posible.
6) SharePoint 2013 también incorpora Políticas de documentos para garantizar que cumple con las directrices corporativas y los requisitos legales.
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Esta sección explica cómo se cargan los archivos en el sistema de SharePoint y las posibilidades de usar los archivos.
1) Con SharePoint interfaz fácil de usar , se puede cargar un archivo simplemente usando la función 'cargar' o el botón de carga. Exactamente la forma en que selecciona un archivo para adjuntarlo a un correo electrónico.
2) Después de cargar el documento, muchos las entradas se pueden completar según el proyecto . Por ejemplo, si se trata de un proyecto con muchos módulos, puede tener campos para completar con detalles para indicar a qué módulo pertenece el archivo.
3) Después de completar todos los detalles, puede guardar el archivo y el archivo se carga en el sistema con algunos metadatos rellenados automáticamente como, quién creó el archivo, cuándo se creó el archivo, número de versión, etc. y algunos datos completados como los detalles del módulo, etc.
4) Cada vez que se modifica un documento, la versión se incluye en su historial y los usuarios pueden ver la historial de versiones del documento - ya sea solo para verlo o para restaurar el archivo a una versión anterior en particular.
5) Una vez que el documento se carga en SharePoint, siempre se crea un vínculo para cada archivo. Esta el enlace se puede compartir con dos propósitos: verlo o editarlo.
6) Si tiene Office 365, también puede buscar cualquier documento en SharePoint con la función de búsqueda en la máquina local.
7) Los documentos se pueden crear, modificar y eliminar con los permisos adecuados, en cualquier momento dado, según los requisitos o necesidades cambiantes del negocio.
Cuando se crea un archivo de documento para un proyecto que tiene mejoras y cambios continuos, la modificación del documento en cuestión también se convierte en un proceso continuo. Hace una década, incluso con el uso de tecnología de vanguardia, mientras que varios usuarios podían acceder a las carpetas y unidades compartidas, solo una persona, el administrador, tenía los derechos para realizar cambios en los archivos de las unidades compartidas, lo que sería insuficiente. .
Hoy, con el uso de SharePoint, contamos con muchas funcionalidades interesantes que brindan igualdad de oportunidades a todos sus suscriptores, para cumplir con las demandas de sus roles, sin tener que comprometer su propio trabajo o el trabajo que realiza otra persona en el documento.
A continuación, se muestran algunas características que hacen que SharePoint sea interesante:
1) Versionado
SharePoint permite que cada usuario lea o realice cambios en el mismo archivo de documento y le da a cada versión del documento un número de versión único, acompañado de comentarios del usuario, indicando qué cambios se han realizado en esta etapa o en esta versión del documento.
2) Bloquear el archivo
Una persona que usa un archivo para modificarlo bloquea el archivo usando la función de desprotección para que no haya conflicto en el mantenimiento de la versión correcta del archivo y cada cambio realizado se registre correctamente en secuencia.
Una vez que la persona termina de trabajar con el archivo, usa la función Check-in para desbloquear el archivo y permitir que otro usuario tome el control de manera similar.
Por ejemplo, si el usuario A tiene que modificar los datos del archivo X, y el usuario B también tiene la tarea de modificar el mismo archivo. El usuario A accede al archivo X en SharePoint a la hora 00:01 y el usuario B accede a él a las 00:03, luego el usuario A accede a él, hace un check-out para modificar el archivo para que el usuario B no pueda modificarlo al mismo tiempo. hora. Una vez hecho esto, el usuario A realiza el Check-in. Después del registro por parte del usuario A, el usuario B recibe una notificación, por lo que ahora puede acceder a él, realizar el check-out y hacer su modificación y luego el Check-in una vez hecho.
3) Metadatos
SharePoint proporciona información detallada sobre el estado actual de un archivo, como cuándo se modificó el archivo, quién modificó el archivo, si la última modificación ha sido aprobada o no, un enlace al documento, etc. Este estado detallado del documento ayuda a todos Las partes interesadas de la empresa que tienen acceso al archivo obtienen una visión completa del estado actual.
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Conclusión
SharePoint Document Management System es un repositorio colaborativo de archivos, ya sean plataformas basadas en la nube o basadas en servidor, es fácil de usar y tiene características de seguridad integradas.
Aunque puede haber muchas herramientas de este tipo en el mercado, que pueden ser menos costosas y más fáciles de usar, SharePoint de Microsoft tiene excelentes características para un sistema de administración de documentos sólido.
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