executive assistant skills
Conozca las funciones y responsabilidades, el salario y las habilidades esenciales necesarias para convertirse en un asistente ejecutivo exitoso:
El papel de los asistentes ejecutivos ha evolucionado en los últimos años. De simplemente responder las llamadas telefónicas y saludar a los invitados de la oficina, se han convertido en un socio estratégico, solucionador de problemas y confidente de confianza en la actualidad. Son de más valor ahora que antes. Su función se ha metamorfoseado para ser más estratégica que la de apoyo.
Los ejecutivos de hoy dependen en gran medida de sus asistentes para mucho más que solo ayuda administrativa. Dependen de sus EA para su experiencia técnica, asesoramiento estratégico y también para analizar críticamente las situaciones. Su función se extiende hasta incursionar en una amplia gama de cosas y temas variados como comunicaciones internas, gestión de proyectos, planificación de eventos, etc.
Lo que vas a aprender:
- Funciones y responsabilidades del asistente ejecutivo
- Salario del asistente ejecutivo
- Lista de habilidades de asistente ejecutivo
- Habilidades de un asistente ejecutivo sobresaliente
- ¿Qué hace que un asistente ejecutivo sea una estrella de rock?
- Conclusión
Funciones y responsabilidades del asistente ejecutivo
Su trabajo se describe como el rol de poder. Por lo tanto, es inevitable que los asistentes ejecutivos tengan algún conjunto de habilidades especiales para trabajar en todo. Si planea ser uno, aquí hay una lista de habilidades básicas y esenciales que debe poseer. Pero antes de eso, debes saber cuáles son las responsabilidades de un asistente ejecutivo.
Responsabilidades de un asistente ejecutivo
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Aunque el rol y las responsabilidades de un asistente ejecutivo han crecido mucho en los últimos años, algunos de los básicos se han mantenido igual.
Incluye responsabilidades:
- Preparación de documentos como informes financieros, facturas, memorandos, cartas, informes, etc.
- Atender las llamadas según sea necesario, como responderlas, enrutarlas o pasar los mensajes.
- Cuidando la contabilidad básica.
- Reúna y archive registros, informes y documentos de la empresa.
- Preparación de documentos para revisión y presentación después de investigar y realizar datos.
- Ayude a los ejecutivos a prepararse para las reuniones.
- Registrar minutas de la reunión con precisión.
- Fijación de citas.
- Uso de computadoras para diversos trabajos.
- Hacer arreglos de viaje.
- Administrar la base de datos, ordenar suministros y realizar tareas de oficina similares.
- Verificar, clasificar y distribuir comunicaciones como faxes, correos electrónicos, cartas, etc.
Salario del asistente ejecutivo
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Los trabajos de asistente ejecutivo ocupan el segundo lugar en la lista de los trabajos mejor pagados del mercado y no necesitan un título o nivel de educación específico. El salario de un EA varía en diferentes industrias. Pueden ganar entre $ 55,000 y más de $ 70,000.
Lista de habilidades de asistente ejecutivo
Ser asistente ejecutivo es un trabajo exigente. Entonces, si está empeñado en este trabajo, hay algunas habilidades básicas que debe tener.
Estas habilidades se explican en detalle a continuación:
# 1) Afición por las conversaciones
Un asistente ejecutivo es como un portavoz y sus palabras se consideran las de su jefe. Por lo tanto, es imprescindible tener grandes habilidades de comunicación de un nivel experto con las etiquetas telefónicas adecuadas y un lenguaje refinado. Debe ser persuasivo y debe poder poner todo sobre la mesa de manera precisa y clara.
A menudo, los asistentes deben asumir los roles de facto de las comunicaciones internas en nombre de sus jefes. Además, los ejecutivos quieren verificar las ideas que se le presentan u obtener su opinión sobre algo vital. Por lo tanto, deben poder expresar honestamente su punto de vista.
# 2) Habilidades impecables para organizar y priorizar
Esta es una necesidad absoluta para los asistentes ejecutivos, ya que tienen un rol de ritmo rápido y en constante cambio. Por lo tanto, no pueden permitirse perder tiempo sin estar organizados. Un buen ejecutivo debe estar impecablemente organizado.
Requieren priorizar las tareas según el enfoque y terminarlas una a una. Ayudan a su jefe a priorizar las tareas y, por lo tanto, tienen que hacer lo mismo antes. Por lo tanto, les permite ayudar a su jefe a minimizar la distracción y concentrarse solo en los problemas y actividades más urgentes y que son de mayor influencia.
Esto requiere un buen juicio para decidir qué necesita atención y qué puede cerrar. El asistente debe colaborar con su jefe para priorizar el trabajo. Para ser bueno en la priorización de sus objetivos generales, debe ser claro porque sin objetivos claros no puede hacerlo.
# 3) Multitarea
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Bueno, la multitarea es un mito porque nuestro cerebro solo puede manejar un trabajo complejo a la vez. Pero cierto grado de multitarea es esencial en el papel de un asistente ejecutivo. Ahora, puede hacer esto combinando dos tareas simples.
Por ejemplo, está en una llamada y la otra persona ha puesto su llamada en espera. Tómese ese tiempo para responder algunos correos electrónicos o hacer las reservas de viaje. Debes priorizar tu trabajo y completarlos uno por uno. Pero mezclar algunas tareas sin sentido le ahorrará mucho tiempo.
# 4) Competente en tecnología
Los asistentes ejecutivos deben ser expertos en las habilidades de la tecnología, ya que necesitan crear informes de la empresa, realizar entradas de datos, administrar calendarios, etc. Por lo tanto, debe estar íntimamente familiarizado con las herramientas de MS Office, Internet, etc. También a menudo necesitan trabajar con el sistema de gestión de relaciones con el cliente, la mesa de ayuda virtual y la plataforma de servicio al cliente.
Y es por eso que un asistente ejecutivo debe tener un conocimiento profundo de los sistemas operativos, software, navegadores, etc.
# 5) Un ojo para los detalles
Las comunicaciones de socios y clientes son sensibles, por lo que al manejarlas, se requiere estar orientado a los detalles. Esto les ayuda a evitar errores tipográficos y gramaticales. Tener buen ojo para los detalles también ayuda en otros trabajos, además de asegurarse de entregar entradas de trabajo confiables y precisas.
Los errores no solo disminuirían su reputación, sino que también harían que su jefe cuestionara su confiabilidad.
# 6) Decisivo y rápido
Ser un asistente ejecutivo es como correr a un ritmo rápido todo el tiempo. No tienen tiempo para ser lentos o vagos. Debe poder evaluar la situación, recopilar la información necesaria, hacer preguntas importantes y luego actuar con rapidez.
Es posible que no siempre tenga toda la información necesaria, pero siempre tendrá que actuar con confianza y rapidez. No tendrá el lujo de esperar más claridad o peor, incluso permiso a veces.
Habilidades de un asistente ejecutivo sobresaliente
Hay asistentes ejecutivos y luego están los asistentes ejecutivos destacados. Los sobresalientes son aquellos que poseen otras habilidades además de las mencionadas anteriormente.
# 1) Recursos
A los asistentes ejecutivos a menudo se les pide que realicen tareas imposibles. Y no te puedes quejar porque es parte del trabajo, viene con el territorio. Necesitas tener contactos, gente de la que puedas cobrar favores. Debe conocer todos los lugares adecuados para diferentes cosas, a quién dirigirse, cómo negociar y dónde buscar. Esa es la forma en que podrá tirar de los imposibles.
# 2) Mantén la calma
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Los ejecutivos a menudo tienen trabajos de alta presión y la mayoría de ellos también son exigentes. Esa presión y exigencias se transmiten a los asistentes. Muchos días serán como el simulacro de incendio. Entonces, debes mantener la calma. Esa es la única forma en que podrá cumplir con los plazos y finalizar las tareas.
# 3) Considere el panorama general
Los asistentes ejecutivos trabajan con todos los niveles de empleados y múltiples departamentos. Para manejar las cosas de manera eficiente en nombre de su jefe, debe tener un buen conocimiento del negocio. Si no puede entender algo, programe una cita para almorzar con alguien que lo sepa y hable con él.
También puede hacer lo mismo con alguien de todos los departamentos. Le ayudará a obtener más conocimientos sobre cómo el equipo juega un papel vital en la misión más grande de la empresa. Es una de las mejores formas de establecer contactos. Debe tener un conocimiento básico de todo para poder ofrecer conocimientos vitales a sus superiores y jefe.
# 4) discreción rígida
Los ejecutivos manejan constantemente información confidencial y eso significa que los asistentes también tienen acceso a ella. Toda la información privilegiada debe tratarse con delicadeza.
El éxito de un asistente ejecutivo se basa en la confianza. Ser descuidado con la información confidencial no solo puede romper esa confianza, sino que también puede costarle el trabajo. Y si, por error, ha cometido un desliz, hágalo dueño. Hágale saber a su jefe antes que nadie y busque un remedio para ello.
# 5) Anticiparse
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Los Asistentes Ejecutivos prosperan cuando pueden prever los posibles eventos y anticipar los problemas incluso antes de que se vuelvan a los problemas en toda regla. Deben poder anticipar la situación y también personalmente.
La anticipación situacional es cuando anticipa las posibilidades de que ocurra un problema y trabaja de manera proactiva para evitar que suceda. La anticipación personal es conocer la idiosincrasia y preferencias de su jefe. En ambos escenarios, debes poder detenerlo en la etapa inicial que te ahorrará innumerables dolores de cabeza en el camino.
# 6) Flexibilidad
El trabajo de un asistente ejecutivo es amplio y diferente. Esto significa que tendrá que girar 360 grados en cualquier momento. Las cosas cambian con un chasquido de dedos y los asistentes deben adaptarse y responder en consecuencia.
Deberían poder cambiar lo que buscan rápidamente. Por ejemplo, puedes estar esforzándote por hacer algo, en ese momento tu jefe entra y te exige que termines alguna otra tarea con urgencia. Debe poder pausar el trabajo a mano para terminar el trabajo recién asignado. Pero luego también debe poder volver a lo que estaba haciendo.
¿Qué hace que un asistente ejecutivo sea una estrella de rock?
Ser asistente ejecutivo no es fácil, pero ser asistente estrella de rock requiere mucho más. Cuando eres tan bueno, tu jefe depende de ti para muchas cosas. En ese caso, no puede retroceder ni volverse lento. Debes estar un paso por delante y ser un asistente de rockstar.
# 1) Sea proactivo
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Para ser un asistente de rockstar, debes tener tu propia mente. No siempre puede depender de su jefe para que le diga lo que debe hacer. Muchas cosas pueden salir mal en un día de ejecutivo y es por eso que la anticipación es vital.
Sin embargo, es igualmente importante tener el enfoque correcto de los problemas. Siempre trate de estar listo con una solución incluso antes de que se le pida y trate de tener alternativas listas también.
# 2) Tener una piel gruesa
Los asistentes ejecutivos conocen a varios tipos de personas todos los días y no todos se portan bien con ellos. Algunas personas pueden estar teniendo un mal día o algunas son naturalmente gruñones por naturaleza. Para tratar con esas personas, debe aprender a no tomar nada personalmente. A menudo necesitan a alguien para desahogarse. No debes permitir que este tipo de críticas te lastimen.
De lo contrario, siempre estará agotado, abatido e irritado. También te retrasarás en tu trabajo. Entonces, si puedes conocer a esas personas, sal a caminar o tomar un café, meditar o cualquier cosa que te ayude.
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# 3) Esté dispuesto a hacer un esfuerzo adicional
Un buen asistente siempre debe estar dispuesto a aprender. Esa es la única forma en que pueden mantenerse a la vanguardia del nuevo software, los procedimientos y la tecnología. Por lo tanto, debe ser un pensador independiente que no siempre necesite a alguien que lo guíe.
A veces el trabajo puede resultar abrumador, en estos tiempos, mantén la calma, prioriza, luego delega la tarea y el seguimiento de forma proactiva. Debe ser incansable para resolver los problemas, evitar la crisis y mantener los compromisos. En pocas palabras, debe estar dispuesto, ser confiable, inteligente y seguro. Esa es la única forma en que será un activo para la organización.
# 4) Voluntario para proyectos especiales
Si hay un proyecto especial en marcha y el ejecutivo no tiene suficiente personal para dedicarlo, dé un paso al frente para ser voluntario. Sería demasiado para ti involucrarte en el proyecto mientras mantienes tu antiguo trabajo, pero nunca consideres ningún trabajo demasiado pequeño.
Preguntas más frecuentes
P # 1) ¿Cuáles son las tres habilidades principales de un asistente ejecutivo?
Respuesta: Las habilidades incluyen:
- Debe ser experto en tecnología.
- Bueno en la comunicación verbal y escrita.
- Deben saber organizarlo todo.
P # 2) ¿Por qué son importantes los asistentes para los ejecutivos?
Responder: Los asistentes atienden las necesidades de sus jefes sin cesar y también se anticipan a sus necesidades. Mantienen a sus jefes informados y a tiempo para todo. En términos simples, es el trabajo de un asistente mantener organizado al CEO y hacer que se vea bien.
P # 3) ¿Cómo convertirse en asistente ejecutivo del CEO?
Responder: Debes tener al menos una licenciatura junto con buenas habilidades de comunicación y dominio del idioma. Tener un título avanzado también ayuda.
P # 4) ¿Cuál es el significado de un asistente ejecutivo de nivel C?
Responder: También conocido como C-suit, es un adjetivo para describir a los ejecutivos de alto rango en una organización. C significa jefe. Los oficiales o ejecutivos de nivel C se consideran poderosos e influyentes.
Conclusión
Como asistente ejecutivo, podrá trabajar con varias aplicaciones, herramientas y programas. Además, debe trabajar en sus habilidades interpersonales, ya que es igualmente importante. Puede aprender a utilizar un nuevo programa que le ayudará a realizar múltiples tareas. Pero para ser el mejor asistente ejecutivo, debe poder predecir lo que su jefe podría necesitar a continuación.
Siempre debe ser bueno para tratar con personas difíciles y comprender la importancia de la privacidad. Estas son las habilidades esenciales para un gran asistente ejecutivo.
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