Macros de Excel: tutorial práctico para principiantes con ejemplos

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Este tutorial práctico de macros de Excel explica qué es una macro, cómo crear y usar macros VBA con muchos ejemplos:

La mayoría de nosotros en la industria seguramente tendremos ciertas tareas que se realizarán repetidamente casi todos los días. Ahora imagina si esas tareas se realizan con un solo clic. ¿Suena emocionante? Excel Macros es la respuesta a eso.

En este tutorial, aprenderemos qué es una macro. Cómo grabar una macro usando referencia absoluta y relativa junto con algunos ejemplos prácticos.

=> Eche un vistazo a la guía para principiantes de VBA aquí

Lo que vas a aprender:

• ¿Qué son las macros de Excel?
  • Cómo habilitar macros en Excel
  • Habilitación de la pestaña Desarrollador
  • Opciones de la pestaña Desarrollador
  • Cómo grabar una macro
  • Guardar un libro de Excel con macro
  • Ejecutando una macro
  • Referencia de celda
  • Grabar macro de Excel con referencia relativa
  • Preguntas frecuentes
• Conclusión
  • Lectura recomendada

¿Qué son las macros de Excel?

Una macro es un conjunto de acciones que puede ejecutar para realizar la tarea deseada.

Suponga que cada mes crea un informe que debe marcar las cuentas de usuario con el monto vencido en negrita y rojo. Luego, puede crear y ejecutar una macro que aplique estos cambios de formato cada vez que lo desee.

Cómo habilitar macros en Excel

La pestaña Desarrollador nos da la posibilidad de trabajar con funciones como Macros, Complementos y también nos permite escribir nuestro propio código VBA que nos ayudará a automatizar todo lo que queramos. Esta pestaña está oculta de forma predeterminada.

Siga los pasos a continuación para mostrar la pestaña Desarrollador. Esto funciona en todas las versiones de Excel para Windows (Excel 2007,2010, 2013, 2016, 2019).

Nota: Este es un proceso de una sola vez. Una vez que habilite la pestaña Desarrollador, siempre se mostrará en una cinta personalizada para cada instancia de Excel que abra, a menos que continúe y la deshabilite explícitamente.

Habilitación de la pestaña Desarrollador

#1) Haga clic en el Archivo pestaña

#2) Hacer clic Opciones

#3) Haga clic en Personalizar la cinta.

#4) En Personalizar cinta, habilite Desarrollador.

Una vez que habilite la pestaña Desarrollador, se mostrará en la lista de la cinta.

Opciones de la pestaña Desarrollador

A continuación se enumeran las opciones que están presentes en la pestaña Desarrollador.

• Visual Basic: Da un editor para escribir o editar código VBA. También se puede abrir usando Alt + F11.
• Macros: Da la lista de todas las macros ya grabadas y también se usa para grabar una nueva. Alt + F8 abrirá directamente la lista de macros.
• Complementos: Permite insertar un complemento y también puede administrarlos.
• Control S: Nos ayuda a usar controles de formulario y controles ActiveX. Ver y editar las propiedades del control. El modo de diseño ON / OFF se controla aquí.
• XML: Nos ayuda a importar / exportar un archivo de datos XML, administrar paquetes de expansión XML y también abrir el panel de tareas Fuente XML.

Cómo grabar una macro

Considere un ejemplo , que su empresa cuenta con una determinada herramienta que genera hojas de horas para varios departamentos en Excel. Usted, como gerente, tiene la responsabilidad de revisar y enviar la hoja al equipo de finanzas cada semana.

Pero antes de enviar, se le pedirá que realice un formato como:

1. Inserte el título de cada hoja que incluya el nombre del equipo y el número de semana, márquelo en negrita y el fondo en amarillo.
2. Dibuja un borde
3. Ponga en negrita los títulos de las columnas.
4. Cambie el nombre de la hoja por el nombre del equipo.

En lugar de hacer esto manualmente cada semana, puede crear una macro y realizar todas estas acciones con un solo clic.

Grabar macro es bastante fácil. Vaya a la pestaña Desarrollador y presione Grabar macro.

Esto abrirá una ventana donde debe ingresar.

# 1) Nombre de la macro: El nombre no debe tener espacios entre palabras. Debe comenzar con un alfabeto o un guión bajo.

# 2) Tecla de acceso directo: Esto es útil cuando está ejecutando una macro. Si presiona la tecla de atajo, se ejecutará. Asegúrese de dar una clave que aún no esté tomada, de lo contrario, la macro la anulará.

Por ejemplo, si menciona Ctrl + S como acceso directo, cada vez que presione Ctrl + S, su macro se ejecutará y, por lo tanto, se ignorará la opción de guardar archivo. Por lo tanto, se recomienda agregar Shift, como Ctrl + Shift + D

# 3) Almacenar macro en: Esto tiene 3 opciones como se indica a continuación.

• Este libro de trabajo: Todas las macros creadas solo estarán disponibles para el libro de trabajo actual. Si abre un nuevo Excel, la macro creada anteriormente no estará disponible y, por lo tanto, no podrá utilizarse.
• Libro de trabajo de macros personal: Si selecciona esto, la macro creada se almacenará y se mostrará cuando abra una nueva hoja de Excel.
• Nuevo libro de trabajo: Esta opción abrirá un nuevo libro de trabajo y se registrarán las acciones realizadas en ese libro de trabajo.

# 4) Descripción: Esto describirá el propósito de la macro. Se recomienda dar una descripción detallada para que cualquiera que lo utilice sepa exactamente para qué se utiliza.

Una vez que complete los detalles de los campos mencionados anteriormente, puede continuar y realizar las acciones requeridas en el Libro de Excel y todo quedará registrado. Una vez hecho esto, regrese a la pestaña Desarrollador y presione Para de grabar.

Guardar un libro de Excel con macro

Seleccionando Almacenar macro en como 'Este libro de trabajo': Tenga en cuenta que ha seleccionado la macro Almacenar como 'Este libro de trabajo' durante la grabación. Una vez hecho esto, continúe y guarde el archivo. Mientras guarda, debe seleccionar Libro de Excel habilitado para macros. No es necesario que guarde la macro de forma explícita. Se guarda automáticamente.

Seleccionando Almacenar macro en como 'Libro de macros personal': Ahora considere seleccionar la macro Almacenar como 'Libro de trabajo de macros personales' durante la grabación. Necesita guardar la macro explícitamente. Si solo guarda el archivo de Excel y luego intenta cerrar el archivo. Luego, recibirá un cuadro de diálogo emergente como se muestra a continuación.

Nota: Si no lo guarda, la macro se eliminará.

Ejecutando una macro

Ahora que hemos terminado de grabar y guardar el archivo, intentemos ejecutarlo y lograr los resultados deseados. Seguimos adelante y registramos una macro con todos los pasos necesarios para lograr en el ejemplo de la hoja de asistencia y la guardamos como Este libro de trabajo con la tecla de método abreviado Ctrl + Shift + B.

Entonces, cada semana, cuando reciba un nuevo Excel de la herramienta de software, solo tiene que abrir ese archivo de Excel y presionar la tecla de acceso directo (Ctrl + Shift + B) y todos los cambios se incorporarán como se esperaba. El Excel resultante se muestra a continuación.

Adjunto el libro de Excel-Macro-Workbook

Nota:

1. Si ha olvidado la tecla de acceso directo, puede ir a Desarrollador -> Macros, seleccione la macro y haga clic en opciones.
2. Si la macro almacenada como tienda personal no está visible en la pestaña Macros. Vaya a Ver -> Mostrar y esto mostrará la lista de todas las macros.

Referencia de celda

Hay 2 formas de grabar una macro como se muestra a continuación.

1. Referenciación de celda absoluta
2. Referencia de celda relativa

Referenciación de celda absoluta: Las referencias absolutas siempre apuntarán a la celda particular donde se registró. Por ejemplo: Si graba un texto en la celda A10, la próxima vez que use esa macro en otro libro de trabajo, colocará ese texto en A10.

Considere nuestro ejemplo de hoja de tiempo de asistencia. Siempre queremos que el título esté en la primera fila de cada hoja. No queremos que la referencia de celda cambie cuando se copia a otras hojas o libros de trabajo. En ese caso, Absolute Cell Referencing resulta útil.

Referencia de celda relativa: Suponga que tiene que repetir los pasos en varios lugares de la hoja de trabajo. Las referencias relativas son convenientes siempre que necesite repetir el mismo cálculo o pasos en varias filas o columnas.

Ejemplo: Supongamos que tiene una hoja de Excel con los nombres completos, números de teléfono y los DOB de 1000 empleados. (El formato es como se muestra a continuación)

Su gerente espera que usted:

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1. Separe el nombre y el apellido.
2. Agregue el ejemplo de código de país (+91) al número de teléfono.
3. Muestre DOB en forma de dd-mon-yy, Ejemplo: 10 de enero de 87.

Dado que hay 1000 registros, hacerlo manualmente llevaría tiempo. Entonces decides crear una macro. Pero el uso de la referencia absoluta no resolverá su problema, ya que desea que funcione en varias filas y columnas. En este caso, la referencia relativa es útil.

Grabar macro de Excel con referencia relativa

Para grabar usando una referencia relativa, primero seleccione la celda en la que desea iniciar la grabación.

Vaya a Desarrollador -> haga clic en Usar referencia relativa -> Grabar macro . Grabe lo que desee y presione detener la grabación.

Para el ejemplo anterior, siga estos pasos.

1. Primero, necesitamos insertar una columna junto a Emp FullName y cambiar el encabezado de la columna como Nombre y Apellido.
2. Seleccione Celda B2-> Ir a Desarrollador -> Usar referencia relativa -> Grabar macro .
3. El uso del delimitador de texto separa el nombre y el apellido. Una vez hecho, detenga la grabación.
4. Del mismo modo, cree 2 macros más para Número de teléfono y Fecha de nacimiento.
5. Guarda el archivo.
6. Para ejecutar, seleccione todos los Emp FullName, es decir, B3 hasta el último emp que es B1001 y ejecute el 1^{S t}Macro.
7. Siga pasos similares para el número de teléfono y la fecha de nacimiento. El Excel resultante se muestra a continuación.

Archivo adjunto para referencia

Preguntas frecuentes

P # 1) ¿Cuál es un ejemplo de macros en Excel?

Responder: Una macro es un conjunto de acciones que puede ejecutar para realizar la tarea deseada.

Suponga que crea un informe cada mes que necesita marcar las cuentas de usuario con el monto vencido en negrita y rojo. Puede crear y ejecutar una macro que aplique estos cambios de formato cada vez que lo desee con un solo clic.

P # 2) ¿Dónde están las macros en Excel?

Responder: Todas las macros grabadas estarán disponibles en Pestaña Desarrollador -> Macros

Si no puede encontrar una macro personal, vaya a Ver -> Mostrar .

P # 3) ¿Cuáles son los tipos de referencias de celda en Excel?

Responder:

• Absoluto: Las referencias absolutas siempre apuntarán a la celda particular donde se registró. Por ejemplo, si graba un texto en la celda D10, cada vez que se usa la macro, siempre apunta a D10.
• Relativo: Estos son convenientes siempre que necesite repetir el mismo cálculo o pasos en varias filas o columnas.

P # 4) ¿Cómo guardo una macro en Excel en todos los libros de trabajo?

Responder: Mientras graba una macro, seleccione el libro de macro personal en la macro de almacenamiento en, esto hará que su macro esté disponible para todos los libros de trabajo. Si aún no ve la opción, vaya a Ver -> Mostrar .

Conclusión

En este tutorial, hemos aprendido Macros de Excel que nos ayudan a automatizar las tareas de rutina en Excel.

¿Hemos visto qué es una macro? Cómo permitir que la macro se muestre en Excel. También exploramos cómo grabar una macro usando referencias de celda absolutas y relativas con ejemplos.

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