jira portfolio tutorial
JIRA Portfolio, una revisión práctica del complemento de gestión de cartera de proyectos ágil:
En esto excelente serie JIRA , aprendimos a usar JIRA de forma eficaz para gestionar proyectos ágiles en nuestro tutorial anterior.
Portafolio para JIRA es la última versión del complemento Agile Project Portfolio Management de Atlassian para JIRA. Su propósito es facilitar la gestión de una cartera de proyectos JIRA.
Proporciona una vista en tiempo real y constantemente actualizada del progreso en múltiples equipos y proyectos dentro de una organización, lo que permite a los gerentes tener una vista actualizada sobre si el trabajo está encaminado o no para cumplir con las fechas de lanzamiento.
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También proporciona un entorno de zona de pruebas que se puede utilizar para evaluar el impacto del cambio dentro de un proyecto en los plazos de lanzamiento sin realizar esos cambios en los proyectos a los que se hace referencia.
En este tutorial, lo guiaré a través de los antecedentes de Portfolio para JIRA y analizaré, entre otras cosas, cómo Portfolio asigna recursos, utiliza la disponibilidad del equipo y los cuatro pasos que debe seguir para crear un plan de cartera.
Lo que vas a aprender:
- Portafolio para antecedentes de JIRA
- Crear planes de cartera
- Una sola fuente de verdad
- Lectura recomendada
Portafolio para antecedentes de JIRA
El primer lanzamiento de JIRA Portfolio, disponible por primera vez dentro del Atlassian Marketplace (la versión de Atlassian de una tienda de aplicaciones para sus aplicaciones) en mayo de 2014, proporcionó a los usuarios un plan que les dio visibilidad a una gran cantidad de proyectos y equipos dentro de JIRA - un “portfolio plan'. Esto permitió a los gerentes planificar el trabajo en múltiples proyectos y asignar el trabajo de manera que se mantuvieran los plazos y se cumplieran las fechas de lanzamiento.
Sin embargo, mientras los conceptos clave estaban en su lugar, la sincronización entre los planes de la cartera y los proyectos JIRA de los que se hicieron tuvo que mantenerse manualmente, lo que dificultaba mucho mantener actualizados los planes de la cartera. Esto significaba que muy rápidamente los planes de la cartera se desincronizarían con los proyectos que representaban, y los planes de la cartera ya no proporcionarían una visión realista de cómo progresaban los proyectos y los equipos.
La última versión ha sido diseñada específicamente para integrarse con JIRA Software de tal manera que un plan de cartera siempre refleje el verdadero estado de los proyectos que representa. Los datos se recopilan de un ámbito selecto de problemas de JIRA, que pueden basarse, según sea necesario, en proyectos, tableros o filtros.
Estos datos se introducen continuamente en el plan de la cartera para que esté siempre actualizado con los últimos cambios en el alcance. Esto incluye datos como estimaciones de tiempo para problemas de JIRA, dependencias entre problemas y cuándo los equipos están disponibles para trabajar en problemas particulares.
Figura 1: La vista 'Programación' para un plan de cartera, que muestra los cronogramas de varios proyectos, con los problemas de JIRA asignados en este cronograma.
Portfolio asigna recursos utilizando un algoritmo de programación único que se basa en las prioridades y fechas límite establecidas por el usuario en relación con los elementos del alcance.
Los valores de las diferentes propiedades asociadas con los problemas de JIRA se pueden establecer en un valor definido que el algoritmo no cambiará ni se establecerá como 'Calcular', lo que permite que el algoritmo de programación cambie el valor del parámetro para cumplir con la línea de tiempo de lanzamiento dada.
Los lanzamientos en sí también tienen esta flexibilidad, lo que permite a Portfolio calcular una fecha de lanzamiento en función de cuándo se completa el alcance del trabajo seleccionado, en lugar de establecer una fecha de lanzamiento estricta que debe cumplirse.
Tenga en cuenta que si el algoritmo de programación propone un cambio en un proyecto JIRA, el cambio debe ser confirmado ('comprometido') por un usuario de Portfolio con los permisos pertinentes. No se pueden realizar cambios en los proyectos JIRA subyacentes de forma incontrolada.
Figura 2: Los cambios solo se realizan en los proyectos y problemas subyacentes de JIRA cuando se vuelven a comprometer con JIRA, lo que evita que se realicen cambios de manera incontrolada.
El usuario también puede realizar cambios en los problemas desde el plan de la cartera, pero se requiere un 'compromiso' específico de esos cambios a nivel de la cartera para que fluyan a JIRA. Esto evita que los gerentes de proyectos en el terreno vean que sus proyectos se actualizan misteriosamente sin que exista una oportunidad clara para que los usuarios a nivel de cartera los mantengan informados.
Además, permite que Portfolio para JIRA 2.0 actúe como un entorno de caja de arena, donde se pueden realizar cambios en los problemas a nivel de Portfolio y evaluar su impacto en los plazos de lanzamiento, etc., antes de transmitir los cambios a todos los que trabajan en los proyectos. En otras palabras, permite la ejecución de escenarios hipotéticos.
Crear planes de cartera
Crear un plan de cartera es simple y consta de solo cuatro pasos.
En primer lugar, el alcance se define seleccionando los proyectos, equipos o filtros que se utilizarán para recopilar temas a partir de los cuales se definirá el alcance. En este punto, se pueden utilizar varias opciones. Las versiones asociadas con esas opciones se seleccionan para definir qué versiones se incluirán en el plan.
A continuación, se seleccionan los equipos que se incluirán en el plan y se creará un equipo predeterminado para cada proyecto.
Por último, se enumeran los problemas relacionados con las versiones seleccionadas, lo que permite al usuario seleccionar qué problemas desea incluir en el alcance del plan. Una vez que esto se completa, Portfolio utiliza su algoritmo de programación para crear un plan de cartera basado en datos relacionados con los problemas seleccionados.
El plan de la cartera se presenta con una vista de Calendario con tres pestañas que representan los datos utilizados para crearlo; Alcance, equipos y lanzamientos.
El Programa se puede ver constantemente en las tres pestañas o por separado como un Informe en su propia página. Los cambios en cualquiera de las tres pestañas se pueden ver en la vista Programación y evaluar antes de que se comprometan con JIRA.
Se muestra una línea de tiempo con problemas colocados en su contra a lo largo del tiempo, con un diseño de codificación de color simple que se usa para mostrar si un lanzamiento está en marcha o no; la línea es verde si está en curso y es roja si no se va a cumplir la fecha de lanzamiento.
Las fechas específicas para la fecha de lanzamiento y la fecha de finalización se muestran en la línea de tiempo, lo que permite a los usuarios ver dónde se encuentran las brechas y qué tan grande es la brecha entre la finalización y la liberación. Esta vista se puede configurar de varias formas diferentes para mostrar un desglose de proyectos, equipos o usuarios, así como otras vistas útiles.
Actualmente, no hay una indicación clara en la vista Programación donde la fecha de lanzamiento basada en el alcance se acerca a la fecha de lanzamiento esperada.
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Además de poder ver cómo se programa el trabajo a lo largo del tiempo dentro de los proyectos, Portfolio for JIRA también presenta esta información en una vista de 'Capacidad' para los equipos a los que se ha asignado el trabajo.
Esta vista muestra cuál es la capacidad disponible de todos los equipos incluidos dentro del plan de Portafolio, resaltando la cantidad de horas que esos equipos les han asignado en una semana o sprint en particular, dependiendo de la metodología Agile que se esté utilizando, además de mostrar la utilización de esos equipos y dónde puede haber capacidad disponible y posibles cuellos de botella.
Figura 3: La vista 'Capacidad' de un plan de cartera muestra la asignación de trabajo a los equipos en todo el plan. Al resaltar sprints o semanas particulares, se muestran las estadísticas de utilización del equipo, incluidos los cuellos de botella y la capacidad libre.
Portfolio for JIRA utiliza la disponibilidad del equipo y las habilidades de los miembros de esos equipos para perfeccionar aún más el calendario de lanzamientos. Cuando se configuran los equipos, los usuarios dentro de JIRA se pueden agregar a ellos y asignar habilidades particulares dependiendo de cuál pueda ser su función.
Por ejemplo,un equipo de desarrolladores podría recibir habilidades basadas en el conocimiento que posean de diferentes lenguajes de programación. La cartera utiliza esto para asignar tareas no solo a equipos, sino a miembros particulares de los equipos que tienen las habilidades necesarias para completar esas tareas. Estas habilidades son las que Portfolio utiliza para definir dónde pueden existir cuellos de botella y ayudan a aclarar dónde pueden ser necesarios recursos adicionales para cumplir con las fechas de lanzamiento; sin embargo, no siempre está claro cuán importantes podrían ser los cuellos de botella.
Los equipos creados dentro de un plan también se pueden compartir con otros planes mediante 'Equipos compartidos'. Esto ahorra tiempo al crear planes al traer información relacionada con esos equipos, como las habilidades discutidas anteriormente.
La cartera permite a los equipos que trabajan en el mismo proyecto trabajar utilizando diferentes metodologías y desglosa el cronograma en consecuencia; un equipo que usa Scrum verá las tareas asignadas a los sprints, mientras que un equipo que usa Kanban verá las tareas asignadas según la prioridad y las estimaciones de tiempo.
La vista 'Programación' permite filtrar esto de varias formas diferentes, utilizando una herramienta de filtrado muy similar a la utilizada en JIRA para el Navegador de problemas.
Figura 4: Los equipos se pueden crear con habilidades en comparación con miembros particulares del equipo, lo que permite que el algoritmo de programación asigne tareas específicamente a los usuarios que tienen las habilidades para completar esa tarea.
Con múltiples proyectos mostrados dentro de una vista de plan de cartera única, los usuarios pueden definir dependencias entre proyectos, ya sea que estén en los equipos que usan esos proyectos o requisitos para que se completen actividades particulares antes de que otras puedan comenzar.
Portfolio for JIRA incorpora dependencias que ya existen en JIRA, al tiempo que permite agregar nuevas dependencias a través de la vista 'Alcance'. Estas dependencias se pueden ver claramente en la vista 'Programación' al hacer clic en uno de los problemas con los que se relaciona y ver los problemas relacionados también resaltados dentro del plan de la cartera.
Si bien Portfolio for JIRA brinda información sobre lanzamientos que ya están disponibles dentro de los proyectos, también se pueden definir nuevos lanzamientos desde la vista del plan (es decir, a nivel de Portafolio, que potencialmente abarcan más de un proyecto) y, por lo tanto, se pueden crear lanzamientos entre proyectos. Esto permite programar el trabajo entre diferentes proyectos de modo que todo el trabajo se complete en una fecha límite compartida.
Portfolio maneja esto creando lanzamientos individuales dentro de cada proyecto que están vinculados con un cronograma compartido.
Una sola fuente de verdad
Los gerentes de cartera deben poder ver y analizar rápidamente el progreso de todos sus equipos y proyectos en una organización, independientemente de la complejidad de la organización o los proyectos, y Portfolio for JIRA 2.0 ofrece esto.
Proporciona una única fuente de verdad para que los gerentes encuentren la forma más eficiente de implementar el trabajo en los equipos. La mayor mejora con la última versión es la eliminación del requisito de sincronización manual con los proyectos JIRA, asegurándose de que los planes de la cartera sean siempre una evaluación realista del progreso dentro de los proyectos y los plazos probables que se cumplirán.
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Sobre el Autor: Este artículo invitado fue escrito por Mitchell Davison, consultor técnico en Consultores de automatización
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