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¿Qué es lo primero que hacemos cuando llegamos al trabajo (o, a veces, tan pronto como nos despertamos)? - Revisa el correo electrónico, ¿verdad? A veces, no sabemos cómo será nuestro día hasta que leamos todos los correos electrónicos de la bandeja de entrada.
En muchos de nuestros artículos anteriores, hemos destacado la importancia de una buena Habilidades de comunicación para transmitir eficazmente su mensaje a su público objetivo, uno de los Habilidades blandas para probadores .
En este artículo, nos centraremos en una sección específica de la comunicación escrita: el correo electrónico.
Compartimos algunos consejos y trucos para que la comunicación por correo electrónico sea más fluida y eficaz. Esto es aplicable a todos los equipos y no solo al equipo de control de calidad.
Digamos que recibió este correo electrónico:
Correo electrónico # 1
A: Equipo de prueba
Sujeto: Actualización de control de calidad
Cuerpo:
Equipo,
Ha habido un retraso inesperado en la implementación del código en el entorno de ensayo. Por alguna razón, el código se confundió y no sabemos cuándo se resolverán estos problemas. Tendremos que posponer nuestras actividades, no sé hasta cuándo. Así que participa y Nosotros mismos en otras actividades de prueba.
Está previsto que la solicitud de cambio CR0100H68 llegue a producción a finales de este mes. Por favor, revise el documento desde el punto de compartir y deme una estimación.
Gracias,
X, equipo de control de calidad.
¿Crees que el correo electrónico es efectivo? Compárelo con lo siguiente:
Correo electrónico # 2
A: Equipo de prueba
Sujeto: Despliegue del código del entorno de ensayo retrasado: indefinidamente y CR0100H68: análisis de necesidad
Cuerpo:
Hola equipo,
Hoy, tengo dos actualizaciones para el equipo.
# 1) El entorno de ensayo Problemas de implementación:
- Debido a razones inesperadas, la implementación del código del entorno de ensayo se retrasa; todavía no hay ETA. Tenemos que posponer nuestras actividades de puesta en escena hasta que tengamos más actualizaciones.
- Trabaje en la creación de las plantillas para la auditoría de calidad hasta que se resuelva.
# 2) Nueva actualización y tareas para la solicitud de cambio CR0100H68:
- Se espera que entre en funcionamiento a finales de mes.
- Por favor, revise los documentos y déjeme saber los siguientes detalles antes del fin de semana de mañana.
- ¿Cuántos escenarios de prueba necesitamos?
- ¿Qué parte de la documentación existente tendremos que cambiar?
- ¿Cuánto tiempo para escribir la nueva documentación?
- ¿Requisitos de datos de prueba?
- ¿Prueba de tiempo de ejecución?
Gracias,
X, equipo de control de calidad.
Si fuera un destinatario del correo electrónico n. ° 1, esto es lo que sucedería:
- Es posible que ni siquiera lo abra de inmediato porque la línea de asunto no hace nada para transmitir la importancia del contenido del correo electrónico.
- Incluso si lo abriera, seamos sinceros, es solo una gran cantidad de palabras; tedioso, por decir lo menos.
- Las tareas por hacer o las expectativas de mí son bastante vagas, así que realmente no tengo idea de qué hacer.
Pero si recibo el correo electrónico n. ° 2:
- Sé de qué se trata el correo electrónico: la línea de asunto me ayuda a adivinar correctamente el tono de lo que se está comunicando.
- El contenido está claramente organizado en puntos con viñetas para facilitar la comprensión.
- Todas las tareas a realizar y la ETA están claramente definidas para que sepa qué hacer.
Idealmente, dividiría el mensaje y enviaría 2 correos electrónicos separados sobre los dos temas sobre los que estoy proporcionando actualizaciones.
Pero esa es tu elección.
Como puede ver, la adopción de medidas sencillas ha mejorado la calidad de la comunicación.
Directrices que hacen que la comunicación por correo electrónico sea más fluida y eficaz
#1) Organice sus pensamientos antes de comenzar a redactar el correo electrónico.
#2) Utilice la línea de asunto para su beneficio: establezca el tono de lo que va a contener el correo electrónico. Dé a los destinatarios un adelanto, por así decirlo, de lo que hay dentro.
#3) Utilice la marca 'Importante' del programa de correo electrónico para señalar una comunicación crítica, pero nuevamente, sea prudente en su decisión sobre lo que constituye importante. Por ejemplo, Si la prueba no puede continuar debido a algún error y todos los equipos necesitan saberlo, marque el correo electrónico como importante.
#4) Defina claramente la intención del correo electrónico. Hay 3 razones básicas para enviar un correo electrónico
- Estás proporcionando información - Sea claro con lo que escribe. Mantenlo claro, mantenlo simple. Sea conciso.
- Estas solicitando información - Qué quieres, cuándo quieres, cómo lo quieres.
Por ejemplo, Me gustaría una copia del documento del plan de prueba por parte del EOD. Coloque el mismo en la carpeta del proyecto común y avíseme . - Una declaración como esta le dirá “Qué- el plan de prueba, cuándo - EOD y cómo - colóquelo en la carpeta común. - Reconocimiento - Son frases ingeniosas y no tienen mucho que ver con ellas. Normalmente 'Gracias' o 'Listo'.
#5) Intente corregir la ortografía. La mayoría de las aplicaciones de correo electrónico vienen con una opción para realizar esta verificación obligatoriamente cada vez que se envía un correo electrónico.
qué tipos de aplicaciones probamos
#6) Cuando está incluido en la lista CC, significa que es un FYI. Por lo tanto, solo necesita saber qué está sucediendo, pero no se espera que realice ninguna acción.
#7) No utilice 'Responder a todos' cuando no sea necesario.
#8) Para evitar que un correo electrónico enviado a varios destinatarios sea 'respondido a todos', CCO todas las direcciones de correo electrónico.
#9) Sé sensible. Cuando esté enviando comentarios críticos o negativos sobre una persona o un producto, intente hacerlo hablando directamente con la persona o envíe un correo electrónico solo a esa persona.
Lectura sugerida = >> Herramientas de prueba de línea de asunto de correo electrónico
Algunos consejos más para evitar momentos de 'Ups'
#1) Agregue las direcciones de correo electrónico en los campos Para, CC o CCO al final una vez que haya redactado el correo electrónico y esté satisfecho con el contenido que escribió. Esto se debe a que, a veces, puede presionar accidentalmente 'enviar' antes de estar listo y terminar siendo el remitente de un correo electrónico incompleto o incorrecto.
#2) Cuando sucede que envió un correo electrónico medio completo (o medio incompleto, dependiendo de su inclinación filosófica) accidentalmente, hay una opción de recuperación disponible para enmendarlo.
#3) Si es nuevo escribiendo correos electrónicos oficiales, intente que un compañero lo lea antes de enviarlo y obtenga su opinión.
#4) No use una expresión coloquial o un modismo a menos que sepa lo que significa. Puede terminar diciendo algo vergonzoso y un correo electrónico una vez enviado, es prácticamente inamovible.
Realmente espero que esto te ayude a escribir mejores correos electrónicos. Comparte tus experiencias con nosotros.
¿Tienes más consejos? Envíe sus comentarios y no dude en comentar a continuación.
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